Lưu ý cần nhớ khi sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói

Mỗi lúc chuyển văn phòng kiến vàng làm việc, bạn sẽ có khá nhiều điều để lo âu. Chính là về hồ sơ với khu vực cũ, kiếm tìm nơi mới, thời kỳ chuyển dọn,...

Trong bài viết này, Kiến Vàng sẽ cung cấp cho bạn những kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng. Theo đấy giai đoạn chuyển dọn sẽ tiết kiệm được mức giá và diễn ra mau chóng, thuận lợi hơn.

1. Kinh nghiệm chuyển văn phòng - tìm văn phòng mới

Văn phòng là nơi giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự lớn mạnh của công ty. Vì vậy kinh nghiệm chuyển văn phòng cần sáng tạo lưu ý trong khâu tìm cơ quan mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp:

Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không có gian làm việc? Kế hoạch buôn bán của công ty trong hiện ở và tương lai có tác động đến đề nghị kiếm tìm văn phòng mới hoặc không?

Ngân sách: mức giá để thuê văn phòng mới hàng tháng là bao nhiêu? Mức giá dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?

Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về những yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào sử dụng ngay hoặc phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,...để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.

Thời gian: thời gian kết thúc hợp đồng với khu vực cũ, thời giờ văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt chuyển văn phòng làm việc,...

Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,...

Tìm hiểu kỹ một vài địa điểm, so sánh về giá cả và các vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng thích hợp nhất.

Lúc đã thuê được nơi hài lòng, cần tiến hành thiết kế hay nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước lúc chuyển văn phòng tới.

Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban tại văn phòng mới

Việc tìm kiếm văn phòng mới nên được tiến hàng trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng trước 1 tháng. Để có đủ thời gian cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các thủ tục có liên quan khác.

Hai. Kinh nghiệm chuyển văn phòng doanh nghiệp - các bước cụ thể

2.1. Một tháng trước ngày chuyển dọn

Chọn ngày vô cùng tốt chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít tác động tới hoạt động của doanh nghiệp nhất. Vì chắc hẳn lúc khu vực lao động thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung lao động với người tiêu dùng. Thời điểm lý tưởng nên là cuối tuần, hoặc vào các tháng ít khách giao dịch (trước hoặc sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,...)

Lên danh sách các đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại ở văn phòng mới.

Bạn nên thanh lý những đồ đạc, bàn ghế không còn sử dụng nữa để giảm vận tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm mức giá chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho doanh nghiệp.

Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,...

Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng công ty như khai báo thuế, nộp hồ sơ phòng đăng ký kinh doanh, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,...

Trong công đoạn giao dịch với người sử dụng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để người sử dụng không có bị bất ngờ.

Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của Kiến Vàng, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có 1 người đứng ra chịu nghĩa vụ tổng quan để dễ dàng sắp xếp và kiểm soát hơn.

Hai.2. 1 - 2 Tuần trước ngày chuyển dọn

Lần lượt đổi thay địa chỉ trên những hồ sơ, công văn, hợp đồng, card visit, trên website và bất kì thông tin nào liên quan tới địa chỉ của công ty

Thông báo sự đổi thay địa chỉ văn phòng tiết lộ đến khách hàng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,...

Yêu cầu nhân viên đóng gói những loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói những loại giấy tờ giấy tờ quan trọng và các đồ đạc khác gọn gàng. Cùng lúc ghi chú cụ thể để không bị nhầm lẫn.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: thời giờ một tuần trước ngày chuyển dọn cần liên lạc xin phép tòa nhà ở cả khu vực đi và nơi tới để được sử dụng thang máy, ra vào tầng hầm.

2.3. Trong ngày chuyển dọn

Cần 4 vị trí qua trọng. 1 Người giám sát tổng thể. Người này sẽ chịu nghĩa vụ lao động với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề nảy sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo doanh nghiệp kịp thời. Không những thế, cần phân công 2 người giám sát tại 2 đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, 1 người áp vận tải (đi theo xe tải chuyển văn phòng) nhằm bảo đảm không sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không bị lẫn lộn đồ đạc.

Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần báo ngay cho người quản lý. Nếu như đồ hỏng hóc hoặc mất mát, 2 bên phải ký biên bản công nhận để sau này có căn cứ giải quyết.

Doanh nghiệp của bạn nên có nghĩa vụ vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại hiện trạng tốt nhất cho đơn vị chủ quản. Chính là việc mà một công ty giỏi nên làm.

3. Một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc cần lưu ý

Ngoài các việc cần làm trên, có một vài kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên Có thể bạn quan tâm để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

Để bảo đảm không có bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách thức lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết.

Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một vài người chịu nghĩa vụ để giảm xuống vận chuyển gánh nặng.

Kiếm tìm đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín, có kinh nghiệm và giá cả hợp lý

Cân đối ngân sách cho quá trình chuyển văn phòng công ty, hỏi kỹ về các khoản phí để tránh trường hợp nảy sinh

Nếu như bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng doanh nghiệp để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh suôn sẻ, thuận buồm xuôi gió. kienvangvietnam.com